Profitieren Sie von fortgeschrittener Bildwissenschaft und nutzen Sie Perfect Page zur Optimierung Ihrer Scanvorgรคnge
Das Scannen von Dokumenten ist ein Eckpfeiler der digitalen Transformation, und die Wahl der richtigen Technologie ist unerlรคsslich, will man die gewรผnschten Resultate erzielen. Die Bildoptimierungsfunktionen eines Scanners kรถnnen die Zeit, die man mit den Dokumenten verbringt, drastisch reduzieren und dem automatisierten Workflow genauere Informationen liefern. Viele Unternehmen รผbersehen die Engpรคsse, die rund um das Thema Bildqualitรคt entstehen kรถnnen, doch investiert man von Beginn an in die richtige Technologie, kann sich dies sofort rechnen.
Beseitigen der Engpรคsse bei der Informationserfassung
Viele Unternehmen sind รผberrascht, wenn sie feststellen, dass die Dokumentenvorbereitung fรผr die Digitalisierung zeitaufwendiger und kostspieliger ist als der eigentliche Scanvorgang. Laut AIIMs Chef-Analysten, Bob Larrivee, kann die โDokumentenvorbereitung zur Mammutaufgabe werden, wenn man an die Unmengen von Papier denkt, die gescannt werden mรผssen.โ Weiter fรผhrt er aus: โFast ein Viertel der Leute, mit denen ich darรผber spreche, sagen, dass die Dokumentenvorbereitung das grรถรte Problem bei der Durchfรผhrung ihrer Scanvorgรคnge ist. Noch einmal so viele Leute nennen mir Probleme mit schlechten Dokumenten und Ausnahmen.โ
Unternehmen verspรผren immer mehr Druck, Kosten einsparen, Effizienz steigern und Geschรคftsprozesse optimieren zu mรผssen. Die Gesamtkosten sowie der zeitliche Aufwand fรผr das Scannen kรถnnen reduziert werden, indem man sich um die Aspekte kรผmmert, die einzeln betrachtet unwichtig wirken mรถgen, in der Summe aber eine Menge ausmachen.
Qualitรคt ist beim Scannen von Dokumenten eminent wichtig
Eine der Herausforderungen ist es, bei Projekten der Dokumentendigitalisierung die Anforderungen der Stakeholder an die Bildqualitรคt zu erfรผllen. Die Anforderungen kรถnnen hierbei je nach Dokument variieren; gedruckte Formulare, Briefe oder handschriftliche Bewerbungen mit Fotos, graphische Berichte, in denen Farben und Bilder wichtig sind, setzen jeweils andere Output-Vorgaben.
Fragen Sie Ihren Endkunden, wie die digitalisierte Information in dessen Business Workflow genutzt werden soll:
Die Antworten auf diese Fragen definieren die Anforderungen an die Bildoptimierung fรผr die Endversion.
Die Dokumentenvorbereitung ist ein wesentlicher Engpassfaktor
Das Scannen selbst ist nur ein kleiner Teil des Digitalisierungsprozesses. Es ist nicht unรผblich, dass an Arbeitsplรคtzen mit hohem Scan-Aufwand die Hรคlfte (oder mehr) der Belegschaft damit beschรคftigt ist, Dokumente vorzusortieren und sie fรผr das Scannen vorzubereiten. Selbst in einem Scan-Prozess, der darauf ausgelegt ist, stets gleiche Dokumente, wie z.ย B. Rechnungen, zu scannen, gibt es viele Herausforderungen: die Anwender werden mit einer Vielzahl verschiedener Papierarten und Dokumentgrรถรen sowie Dokumenten mit verschiedenenfarbigen Hintergrรผnden oder einem Mix aus quer- und hochformatigen Vorlagen konfrontiert. Hรคufig vergeuden die Mitarbeiter Zeit damit, die Dokumente manuell nach diesen Gesichtspunkten zu sortieren, anstatt auf Technik zu setzen, die ihnen diese Arbeit abnimmt. Die richtigen Scanner erledigen dies automatisch, was wiederum Arbeitszeit einspart.
Weitere Arbeit entsteht, wenn bestimmte Dokumente aussortiert werden mรผssen, die als schwierig angesehen werden. Wenn ein schwer lesbares Dokument gefunden wird, wird es separat mit anderen Einstellungen gescannt - oftmals mit hรถherer Auflรถsung, was zu unnรถtig groรen Dateien oder einem erhรถhten Hintergrundrauschen fรผhrt. Lรคsst man ein solches Dokument im regulรคren Stapel ohne Bildoptimierung, lehnt die Qualitรคtsprรผfung sie fรผr gewรถhnlich ab. Dies fรผhrt zu einem erneuten Scan oder erfordert manuelle Indexierung oder Datenextraktion. Wie wird dieses Problem typischerweise umgangen? Die Anwender greifen zu einem Kopierer, um die Dokumente erneut mit stรคrkerem Kontrast auszudrucken. All dies fรผhrt zu einem betrรคchtlichen Zusatzaufwand, der die Geschรคftsprozesse verlangsamt und Kosten verursacht, was jedoch problemlos vermieden werden kรถnnte.
Unnรถtige Nachbearbeitung von Scans beeinflussen Profitabilitรคt und Kundenzufriedenheit
Bei der Verwendung von optischer Zeichenerkennung (OCR) ist die Bildqualitรคt eminent wichtig. Verschwommene, schlecht gescannte Dokumente, undeutliche Bilder oder schwach erkannter Text resultieren in schlechter Texterkennung, worunter die OCR-Ergebnisse leiden. Eine auch nur ein Prozent schlechtere OCR-Leserate kann durch unnรถtigen Sonderaufwand schnell zu deutlich erhรถhten Kosten fรผhren.
Dokumente, die den Qualitรคtscheck nicht bestehen und jene, die von der Texterkennung nicht erkannt werden, bedรผrfen eines erneuten Scans und manueller Eingabe von Indexfeldern, was sowohl Zeit als auch Geld kostet. Die Bearbeitung von Ausnahmefรคllen wirkt sich auch negativ auf die Geschรคftseffizienz aus. Erfolgskriterien wie die Bearbeitungszeit von Leistungsansprรผchen werden beeinflusst, was sich letztlich wiederum in der Kundenzufriedenheit widerspiegelt.
Verringern Sie die Zeit, die Sie mit der Dokumentenvorbereitung verbringen
Die Mรถglichkeit, gemischte Dokumentenstapel ohne Geschwindigkeitsverlust scannen zu kรถnnen, sobald sie ankommen, und dabei eine durchweg hohe Output-Qualitรคt zu erzielen, stellt fรผr viele Unternehmen eine Mรถglichkeit dar, sich unter dem Strich zu verbessern. Auch die Zeit, die mit dem Vorsortieren von Dokumenten vergeudet wird, lรคsst sich so dramatisch reduzieren.
Ziel des Kodak Alaris Advanced Image Processing-Teams ist es, die Dokumentenvorbereitung langfristig gรคnzlich zu vermeiden. Kodak Alaris blickt auf eine lange Tradition in der Bildwissenschaft mit dem Fokus auf unvergleichbarer Bildqualitรคt fรผr alle Dokumentsorten. Die Perfect Page-Technologie bietet modernste Mรถglichkeiten der Bildverbesserung, selbst fรผr sehr schwierige Dokumente und gemischte Dokumentenstapel. Alle Funktionen, die im weiteren Verlauf dieses Guides abgedeckt werden, sind wichtige Bestandteile der Perfect Page-Technologie. Fรผr Ihre nรคchste Scanner-Anschaffung sollten Sie sichergehen, dass Sie alle Mรถglichkeiten in Betracht ziehen, wie die richtige Technologie Ihrem Unternehmen dabei hilft, Zeit zu sparen, Kosten zu reduzieren und noch genauere Scan-Vorgรคnge zu erzielen. Lesen Sie im weiteren Verlauf, wie Perfect Page die Bildqualitรคt fรผr viele der gelรคufigsten und anspruchsvollsten Scan-Anwendungen erhรถht.
Schrรคglagenkorrektur und automatisches Zuschneiden: Briefe kommen selten als รผbersichtlich geordneter Stapel, insbesondere dann nicht, wenn es sich um Dokumente verschiedener Grรถรen handelt. Die Bilder mรผssen ausgerichtet werden, um sie fรผr anschlieรende Prozesse wie die automatische Erkennung von Text, Handschrift oder Hรคkchen verwenden zu kรถnnen. Das Bild muss so ausgerichtet sein, dass die Seitenrรคnder des Dokuments parallel zum Rand des Ausgangsbilds verlaufen. Je nach Scanner-Anwendung, kann ein schwarzer Rand erforderlich sein oder nicht. Dokumente mit einem schwarzen Hintergrund, wie auf dem ersten Bild unten zu sehen, wirken sich auf die weitere Nutzung des Bildes aus. Es ist daher wichtig, das Bild digital auszuschneiden, um den Bereich zu erfassen, der das eigentliche Dokument ist.
Eine schlechte Bildbereichsauswahl kann zu Problemen bei der Informationsfindung auf Formularen fรผhren. Die meisten Programme โfindenโ die Informationen, indem sie die Dokumentecken als Orientierung wรคhlen, anstatt auf โPassermarkenโ zu setzen, die eine bessere Option sind. Fรผr lรคngere Dokumente sollte die Bildbereichsauswahl auf einer Vier-Ecken-Analyse basieren anstatt auf zwei Ecken plus Lรคnge. Dadurch lassen sich fรผr nicht perfekt rechteckige Seiten bessere Ergebnisse erzielen, wie im Beispiel unten zu sehen.
Automatische Ausrichtung: Die Mรถglichkeit, mehrere Dokumente in Quer- und Hochformat in den Scanner legen zu kรถnnen und dennoch eine perfekt ausgerichtete Serie von Bildern zu bekommen, ist ein groรer Effizienzgewinn. Unternehmen mรผssen manchmal im Querformat scannen, um hรถhere Durchsรคtze zu erzielen oder Probleme mit beim Einzug von Dokumenten zu vermeiden, wie z.ย B. verklebte Kanten.
Eine festgelegte 90-Grad-Rotation fรผr Dokumente im Querformat ist in den meisten Fรคllen ein guter erster Schritt. Fรผr die Fรคlle, in denen Dokumente wรคhrend der Vorbereitung รผbersehen werden, muss der Scanner intelligent genug sein, die Ausrichtung auch spontan anzupassen.
Die automatische Ausrichtung sollte inhaltsbezogen sein, um die Ausrichtung von Dokumenten zu erkennen und zu korrigieren, unabhรคngig davon, wie sie zugefรผhrt werden. Fรผr Duplex-Scans im Querformat ist eine Kombination aus standardmรครiger und automatischer Ausrichtung ratsam. Dies muss fรผr international tรคtige Unternehmen, unabhรคngig von der verwendeten Sprache, funktionieren.
Automatische Helligkeit: Es ist kein Kopierer nรถtig, um die Helligkeit eines kontrastarmen Dokuments anzupassen. Die Scannertechnik passt die Bildhelligkeit automatisch optimal an. Dies geschieht ohne Geschwindigkeits- oder Durchsatzeinbuรen bei Farb- und Graustufen-Dokumenten. Indem die hellste Farbe eines jeden Bildes so hell wie mรถglich und die dunkelste Farbe so dunkel wie mรถglich gemacht wird, werden sowohl Bildqualitรคt als auch Lesbarkeit fรผr Menschen deutlich verbessert. Diese Funktion ist besonders nรผtzlich fรผr die Archivierung von Dokumenten.
Schรคrfung: Durch die Kontrasterhรถhung der Kanten in einem Bild lรคsst das automatische Schรคrfen Objekte im Bild โklarerโ wirken. Dies verbessert die Qualitรคt des Dokuments fรผr eine hรถhere Zeichenerkennungsrate (OCR).
Intelligente Glรคttung der Hintergrundfarbe: Hintergrundfarben sowohl in Farb- als auch in Graustufenbildern kรถnnen ungleichmรครig sein. Bildglรคttung minimiert Farbabweichungen und liefert damit ein โsaubereresโ Bild, das mehr wie ein digital erstelltes Dokument wirkt. Fรผr gewรถhnlich reduziert sich dadurch auch die Grรถรe von komprimierten Bildern. Dokumente oder Formulare, deren Vordergrund (z.ย B. Text, Linien etc.) deutlicher hervorgehoben werden mรผssen, kรถnnen mithilfe intelligenter Sรคttigung des Vordergrundes verbessert werden.
Streifenreduktion: Die Streifenfiltertechnik betrifft eines der hรคufigsten Probleme hinsichtlich der Bildqualitรคt. Sie kรผmmert sich um vertikale schwarze Linien auf einer nicht ausgerichteten Vorlage. Diese Linien entstehen oftmals durch Staubablagerungen im Scannergehรคuse. Durch regelmรครiges Reinigen lรคsst sich dies verhindern, doch die Bildoptimierungs-Technologie kann sie auch entfernen oder zumindest reduzieren, sollte es doch einmal passieren.
Rauschreduktion: Eine weitere bekannte Herausforderung beim Konvertieren von farbigen Dokumenten in Schwarz-Weiร-Format ist das Auftauchen kleiner (oder grรถรerer) Punkte, auch โRauschenโ genannt, die durch Staub oder bei geringerer Papierqualitรคt (wie z.ย B. Recyclingpapier) entstehen. Algorithmen zur Rauschreduktion entfernen einzelne Punkte (einzelne Pixel), Pixelgruppen (Mehrheitsregel) oder auch grรถรere Pixelgruppen (Hintergrund-Rauschreduktion), um das Dokument besser darstellen zu kรถnnen.
Vรถllige Farbunterdrรผckung: Farbunterdrรผckung wird standardmรครig fรผr die automatisierte Verarbeitung von Formularen genutzt, wofรผr ein optimiertes bitonales Bild benรถtigt wird, um die Leserate der optischen Zeichenerkennung (OCR) zu erhรถhen. Unternehmen nutzen oftmals Formulare mit unterschiedlichen Blindfarben. Intelligente Technologien kรถnnen automatisch mehrere dominante oder vordefinierte Farben entfernen, um menschliches Eingreifen zu vermeiden und damit optimale Leseraten zu garantieren.
Dual Stream: Es ist wichtig, gleichzeitig einen Farb- und einen Schwarz-Weiร-Scan machen zu kรถnnen. Fรผr gewรถhnlich werden Farbbilder fรผr Archivierungszwecke und jegliche menschliche Interaktion wรคhrend der Verarbeitung bevorzugt. Fรผr die automatische Verarbeitung zur Indexierung oder Datenextraktion ist ein optimiertes bitonales (Schwarz-Weiร) Bild nรถtig. Die Dual Stream-Funktion erstellt beim Scannen beide Datei-Arten.
Segmentierung: Bei Dokumenten, die sowohl Text als auch Bilder enthalten, seien es Reisepรคsse oder Versicherungsfรคlle, verhรคlt es sich etwas anders. Indem sie Bilder von Textbereichen unterscheidet, kann die Technologie fรผr die verschiedenen Bereiche jeweils verschiedene Verarbeitungstechniken anwenden und Farbbilder passend zuschneiden. Wird ein bitonales Bild benรถtigt, kann das Auto-Dithering genutzt werden, um das Bild fast wie ein Schwarz-Weiร-Bild wirken zu lassen, wรคhrend andere Elemente, wie z.ย B.Strichcodes, nicht bearbeitet werden, um die Lesbarkeit zu gewรคhrleisten.
Erhรถhte OCR-Leseraten und das Binarisierungsverfahren โiThreshholdingโ: Binarisierung, also z.ย B. die Umwandlung von Farbbildern in Schwarz-Weiร-Bilder, ist Kern aller Funktionen zur Datenextraktion und daher die Grundlage fรผr jegliche Bildverarbeitung. In einem Stapel von Dokumenten von unterschiedlicher Qualitรคt variieren die Anforderungen fรผr die Binarisierung und die Aufwertung von einem Dokument zum anderen. Intelligente Technologie analysiert sowohl Vorder- als auch Hintergrund der Dokumente, bestimmt Helligkeit und Kontrast und legt dann dynamisch die optimalen Grenzwerte fest. Dies optimiert die allgemeine Bildqualitรคt und Dateigrรถรe, insbesondere fรผr dunkle Dokumente, bei denen es oftmals zu Problemen bei der Zeichenerkennung kommt.
Zusammenfassung
Die moderne Bildverarbeitung kann vereinheitlichen, wie Dokumente akkurat digitalisiert und an Business-Systeme geliefert werden. Die Perfect Page-Technologie bietet einige Techniken zur Verbesserung der Bildqualitรคt, ohne dass es des aufwendigen manuellen Zutuns wรคhrend der Dokumentenvorbereitung oder des weiteren Scanprozesses bedarf. Die in diesem Artikel genannten Mรถglichkeiten sind nur ein kleiner Teil der Perfect Page-Funktionen, die unser Sortiment an ausgezeichneten Dokumentenscannern und Scannersoftware bietet. Geschรคftspartner und Kunden bewerten Perfect Page als einen der Hauptvorzรผge der Scanner und Software, die Teil des Alaris IN2 Ecosystems sind. Wenn Sie eine neue Lรถsung zur Dokumentenerfassung bewerten, sollten Sie sichergehen, dass Sie allen Aspekten die ihnen zustehende Aufmerksamkeit widmen, wenn es um die Auswirkungen auf die Gesamtbetriebskosten geht. Bitten Sie die Verkรคufer, Ihnen die Bildqualitรคt zu demonstrieren und wรคgen Sie ab, welchen Einfluss sie auf Ihre Dokumentenvor- und Nachbereitung sowie entstehende Kosten hรคtte.
Die Perfect Page-Technologie ermรถglicht Ihnen:
Die Perfect Page-Technologie ist ein wichtiger Bestandteil des Alaris IN2 Ecosystems und bestรคtigt die bemerkenswerte Bildqualitรคt, die mit Kodak Alaris verbunden wird. Das Alaris IN2 Ecosystem ist eine starke Kombination aus branchenbesten Scannern, Software, Services und Partnerschaften, die der Informationserfassung die Komplexitรคt nehmen und Kunden helfen soll,ย Datenchaosย in wichtige Informationen umzuwandeln, die die Effizienz steigern.
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