Vertrag ist gut.
Kontrolle ist besser.
Setzen Sie auf Software für digitales Vertragsmanagement!

• Verträge zentral im Zugriff
• Keine Fristen mehr verpassen
• Vertragsmanagement nach Ihren Bedürfnissen

Herausforderungen und Chancen im Vertragsmanagement
Das Vertragsmanagement ist eine zeitaufwendige und manchmal anstrengende Arbeit. In vielen Unternehmen oder Organisationen ist unklar, wie vertragliche Verpflichtungen verwaltet, ausgewertet und aktiv zur Unternehmens- bzw. Organisationssteuerung genutzt werden. Mitarbeiter aus fast allen Abteilungen haben Berührungspunkte zu den Verträgen. Allerdings können die unterschiedlichen Aktivitäten zu den Verträgen in der Regel nicht durchgängig abgebildet werden. Oder es fehlt der Überblick über den gesamten Vertragsbestand im Unternehmen bzw. der Organisation. Abhilfe schafft hier eine Vertragsmanagement-Software.
Vorteile des digitalen Vertragsmanagements

Sicherheit
Maximale Sicherheit und 100 % Ihrer Verträge fest unter Kontrolle

• Nie wieder Verträge verlieren
• Intelligentes Fristenmanagement
• Automatische Berechtigungssteuerung
• Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen

Transparenz
5 % Ersparnis durch Synergien bei Einkaufsverträgen und Nutzung von Fristen für Verhandlungen

• Alle Verträge auf einen Blick
• Ortsunabhägiger und abteilungsübergreifender Zugriff
• Ihre Aufgaben, Fristen und Verträge im Überblick
• Flexible Auswertung

Effizienz
Viele Stunden Zeitersparnis bei der Erfassung von Verträgen

• Schnelle und einfache Vertragsanlage
• Organisationsübergreifende Zusammenarbeit mit bekannten Office-Anwendungen
• Das System verwaltet wichtige Fristen und Ereignisse und erinnert Sie aktiv

Der Vertragslebenszyklus
Unterstützung in allen Vertragsphasen

Eine Vertragsmanagement-Software unterstützt Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation über den gesamten Zyklus der Vertragsphasen hinweg. Von der Anbahnung und der Erstellung eines Vertrags, über die Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung bis hin zur Erfüllung und Kündigung bzw. Verlängerung begleitet Sie das Vertragsmanagement standortunabhängig in jeder Abteilung.

Vertragsmanagement in 3 Stufen
Die digitale Exzellenz der Vertragsverwaltung

Vertragsmanagement ist nicht gleich Vertragsmanagement. Denn jedes Unternehmen und jede Organisation hat andere Herausforderungen und bedient unterschiedliche Phasen des Vertragslebenszyklus. Daher bietet es sich an, sich einer vollumfänglichen digitalen Vertragsverwaltung Schritt für Schritt zu nähern.

Stufe 1: Die Grundlagen
Der erste Schritt eines digitalen Vertragsmanagements umfasst die Aufgaben, die schlussendlich jedes Unternehmen und jede Organisation hat. Das beinhaltet die Vertragsverwaltung in Form einer digitalen Vertragsakte, die Ihnen erlaubt, die wichtigsten Eigenschaften eines Vertrags zu hinterlegen.

Absoluter Kern einer jeden Vertragsmanagement-Software sollte das Fristenmanagement sein. Denn im Wesentlichen geht es bei der Einführung eines digitalen Vertragsmanagements oft darum, keine Vertragsfristen mehr zu verpassen und somit Kosten zu senken.

Außerdem spielt die Dokumentenablage im ersten Schritt eine große Rolle, damit auch alle mitgeltenden Unterlagen und zusätzlichen Informationen zu einem Vertrag zentral zu finden sind. Dazu gehört natürlich auch eine Vertragsübersicht, die bei einer Vertragsmanagement-Software nicht fehlen darf. So werden übergreifend Strukturen und transparente Darstellungen geschaffen.


Stufe 2: Die Erweiterungen
Tools, die Ihnen erlauben die Verträge nicht nur digital abzulegen, sondern diese auch digital zu erstellen, werden im zweiten Schritt eingeführt. Das wird auch immer gerne mit einem Aufgabenmanagement verbunden. Damit die einzelnen Vorgänge, die im Rahmen einer Erstellung durchzuführen sind, stringent und standardisiert abgewickelt werden können.

Zusätzlich zu der in Schritt 1 angelegten Vertragsakte kommen oft noch weitere digitale Akten, mit abgelegten Dokumenten, hinzu. Das könnte beispielsweise eine Lieferantenakte sein. Um auch auf diese übergeordneten Daten zugreifen zu können, wird das Vertragsmanagement in Stufe 2 um Aktenpläne erweitert.

Stufe 3: Die digitale Exzellenz
Durch ein Vorgangsmanagement lassen sich alle Prozesse durchgängig digitalisieren. Das heißt, dass bereits ab dem ersten Kontakt mit potenziellen Vertragspartnern eine Akte mit allen Informationen erstellt werden kann.

Besonders spannend für die dritte Stufe ist auch das Vorlagenmanagement. Mit dessen Hilfe können auch komplexere Vorlagen für Verträge standardisiert werden bei denen zum Beispiel Textbausteine bereits hinterlegt sind. Ebenfalls für diese Stufe vorgesehen sind Integrationen, wie zum Beispiel in Microsoft Outlook, um den Grad der Digitalisierung noch zu erweitern.

Wer schlussendlich seinen Vertragsmanagement-Prozess vollständig digitalisieren möchte, der kommt um den Einsatz einer digitalen Signatur nicht herum. Diese kann ohne Probleme in das Vertragsmanagement integriert werden und macht die digitale Exzellenz komplett.